ফ্রন্ট ডেস্কের সব কাজ, এক জায়গায়
Innlark-এর মূল কাজ চলে ক্যালেন্ডার ও অতিথির বিলকে ঘিরে। কী কী সুবিধা পাবেন, নিচে বিস্তারিত দেখুন।
ফ্রন্ট ডেস্ক
সব রুমের সব ধরনের বুকিং দেখুন একটি ক্যালেন্ডারে। আর “আজ” পেজে দেখুন দিনের কোন কোন কাজ বাকি।
- ৭, ১৪ বা ৩০ দিনের ক্যালেন্ডারে সব বুকিং দেখুন। রং দেখেই বুঝবেন বুকিং কোথা থেকে এসেছে। খালি রাতের ঘরে চাপ দিয়ে নতুন বুকিং নিন।
- “আজ” পেজে দেখুন আজ রাতের বুকিং হওয়া রুম, চেক-ইন ও চেক-আউট, এখন থাকা অতিথি, আদায় হওয়া টাকা, ডাবল বুকিং এবং টাকা বাকি রেখে চেক-আউট করা অতিথিদের তথ্য।
- নতুন বুকিংয়ের তারিখ বদলালেই কোন রুম খালি আছে, তা আপডেট হবে। আগে আসা অতিথিদের তথ্য ফোন নম্বর দিয়েই খুঁজে এনে ফর্মে বসানো যাবে।
- পাসপোর্ট, জাতীয় পরিচয়পত্র বা ড্রাইভিং লাইসেন্সের তথ্য, ইস্যুকারী দেশ ও জাতীয়তা রেকর্ড করে অতিথির চেক-ইন করুন।
- অতিরিক্ত চার্জ, পেমেন্ট ও টাকা ফেরত, রুম বদলানো, বুকিং বাতিল, নো-শো, ইনভয়েস, রসিদ এবং সব পরিবর্তনের ইতিহাস—এক জায়গায়।
- অতিথি রেজিস্টারে থাকার তথ্য ও পরিচয়পত্রের বিস্তারিত রাখুন। বিদেশি অতিথিদের আলাদা করে দেখুন এবং কর্তৃপক্ষের জন্য CSV ফাইল ডাউনলোড করুন।
নিজস্ব বুকিং পেজ ও অনলাইন পেমেন্ট
আপনার হোটেল বা রিসোর্টের নিজস্ব বুকিং পেজ। অতিথিরা নিজের ভাষায় সরাসরি বুকিং করতে পারবেন, আর আপনাকে কোনো কমিশন দিতে হবে না।
- অতিথিরা তারিখ, কতজন থাকবেন আর কয়টি রুম লাগবে তা দিয়ে খুঁজতে পারবেন। একসঙ্গে একাধিক রুম বুক করতে, অতিরিক্ত সেবা নিতে এবং প্রোমো কোড ব্যবহার করতে পারবেন।
- আপনার দেশের নিয়ম অনুযায়ী কর দেখানো হবে—রুমের ভাড়ার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত অথবা আলাদাভাবে যোগ করা।
- Stripe বা SSLCommerz দিয়ে অনলাইনে অগ্রিম বা পুরো টাকা নিন। চাইলে অতিথিরা হোটেল বা রিসোর্টে এসেও পেমেন্ট করতে পারবেন।
- অনলাইন বুকিংয়ের জন্য ধরে রাখা রুমে ৩০ মিনিটের মধ্যে পেমেন্ট না হলে রুম আবার খালি হয়ে যায়। ফলে অকারণে রুম আটকে থাকে না।
- “আমার বুকিং” পেজ থেকে অতিথিরা আপনার বাতিলের নিয়ম অনুযায়ী বুকিং বাতিল করতে বা তারিখ বদলানোর অনুরোধ জানাতে পারবেন।
- মাত্র এক লাইনের কোড দিয়ে আপনার ওয়েবসাইটে রুম খোঁজার বক্স যোগ করুন।
বুকিং সাইট
একটি ক্যালেন্ডার থেকেই Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb ও আরও অনেক সাইটে রুম বিক্রি করুন।
- দুই দিকের চ্যানেল ম্যানেজার (Pro): খালি রুম, ভাড়া, কমপক্ষে কত রাত থাকতে হবে, কোন দিনে চেক-ইন বা চেক-আউট বন্ধ থাকবে এবং কখন বুকিং নেওয়া বন্ধ রাখতে হবে—এসব পরিবর্তন কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে যুক্ত সাইটগুলোতে পাঠানো হয়।
- বুকিং সাইটে নতুন বুকিং, পরিবর্তন বা বাতিল হলে অতিথির নাম, যোগাযোগের তথ্য, রুম, ভাড়া ও সাইটের বুকিং কোডসহ সেই তথ্য Innlark-এ চলে আসে।
- খালি রুম না থাকলেও সাইটের বুকিং হারায় না: সেটি রাখা হয় এবং "আজ" পাতায় ডাবল বুকিং হিসেবে দেখানো হয়।
- সব প্ল্যানেই ক্যালেন্ডার লিংক (iCal) ব্যবহার করতে পারবেন। এই পদ্ধতিতে প্রতিটি রুম আলাদাভাবে বুকিং সাইটের সঙ্গে যুক্ত করতে হয়।
রেট
মৌসুম ও আপনার নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী রুমের ভাড়া ঠিক করুন।
- স্ট্যান্ডার্ড, নন-রিফান্ডেবল বা নাশতাসহ বিভিন্ন রেট প্ল্যান তৈরি করুন। প্রতিটি প্ল্যানে আলাদা বাতিলের নিয়ম ও অগ্রিমের শর্ত রাখতে পারবেন।
- মৌসুম, সাপ্তাহিক ছুটি ও বিশেষ দিনের জন্য আলাদা ভাড়া রাখুন। সাপ্তাহিক ছুটির দিন নির্ধারিত হবে আপনার দেশের নিয়ম অনুযায়ী।
- কমপক্ষে কত রাত থাকতে হবে, কোন দিনে চেক-ইন বা চেক-আউট বন্ধ থাকবে এবং কখন অনলাইনে বুকিং নেওয়া বন্ধ রাখতে হবে—সব নিয়ন্ত্রণ করুন।
- নাশতা, এয়ারপোর্ট পিকআপের মতো অতিরিক্ত সেবা এবং প্রোমো কোড।
- সেভ করার আগেই আগামী ১২ সপ্তাহের প্রতি রাতের ভাড়া দেখে নিন। অতিথিদের ঠিক কত দিতে হবে, তা আগেই বুঝতে পারবেন।
হাউসকিপিং
হাউসকিপিং কর্মীরা মোবাইলেই রুমের কাজ দেখতে ও আপডেট করতে পারবেন।
- এক নজরে প্রতিটি রুমের অবস্থা দেখুন: পরিষ্কার, পরিষ্কার করতে হবে, চেক করা বাকি বা ব্যবহারের বাইরে।
- চেক-আউট হওয়া ও অতিথি থাকা রুমগুলোর জন্য প্রতিদিন সকালে পরিষ্কারের কাজের তালিকা তৈরি হয়।
- সমস্যার কারণে বন্ধ রাখা রুম ঠিক না হওয়া পর্যন্ত সেখানে নতুন বুকিং নেওয়া যাবে না।
- হারানো-পাওয়া জিনিসের তালিকা রাখুন। হাউসকিপিং কর্মীদের জন্য আলাদা লগইন আছে, যেখানে শুধু এই বোর্ডই দেখা যাবে।
অতিথিদের মেসেজ
ঠিক সময়ে ঠিক বার্তা, অতিথির ভাষায়।
- বুকিং নিশ্চিতকরণ, নিশ্চিত হওয়ার অপেক্ষা, বাতিল, পেমেন্ট, আসার আগে ও আসার দিন, ইনভয়েস এবং ধন্যবাদ—প্রতিটি উপলক্ষে আলাদা ইমেইল।
- প্রতিটি ভাষায় মেসেজের লেখা আলাদাভাবে বদলাতে পারবেন। পাঠানোর আগে প্রিভিউ দেখুন এবং নিজের ইমেইলে টেস্ট পাঠান।
- আউটবক্সে দেখুন কোন মেসেজ পাঠানো হয়েছে। পাঠানো ব্যর্থ হলে আবার চেষ্টা করা হয়।
- Pro প্ল্যানে আপনার নিজস্ব WhatsApp Business ও SMS অ্যাকাউন্ট থেকে বুকিংয়ের বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে পারবেন। সব প্ল্যানেই WhatsApp লিংক ব্যবহার করতে পারবেন, যেখানে মেসেজ আগে থেকেই লেখা থাকে। শুধু পাঠাতে হবে।
রিপোর্ট আর নাইট অডিট
মালিকের দরকারি সব হিসাব, আলাদা স্প্রেডশিট ছাড়াই।
- অকুপেন্সি, দৈনিক গড় রুম ভাড়া (ADR) ও উপলব্ধ রুমপ্রতি আয় (RevPAR)।
- উৎস, রুমের ধরন, রেট প্ল্যান আর পেমেন্টের মাধ্যম অনুযায়ী; সরাসরি বুকিংয়ে কত কমিশন বাঁচল।
- আদায় করা কর, বাকি টাকা, ভবিষ্যৎ বুকিংয়ের পূর্বাভাস ও বুকিং পিকআপ।
- আপনার নির্ধারিত সময়ে প্রতিদিন নাইট অডিট হবে। এরপর মালিকদের কাছে হিসাবের সারসংক্ষেপ ইমেইলে যাবে।
- প্রতিটি রিপোর্ট CSV বা Excel ফাইলে ডাউনলোড করুন।
একাধিক প্রতিষ্ঠান
যাঁদের একাধিক হোটেল বা রিসোর্ট আছে, তাঁদের জন্য।
- এক লগইনেই আপনার সব প্রতিষ্ঠান পরিচালনা করুন। এক ট্যাপেই একটি থেকে অন্যটিতে যেতে পারবেন।
- পোর্টফোলিও পেজে সব প্রতিষ্ঠান একসঙ্গে দেখুন, প্রতিটির হিসাব নিজস্ব মুদ্রায়।
- প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা দেশ, করের নিয়ম, সময় অঞ্চল ও স্টাফ।
নিরাপত্তা আর গোপনীয়তা
শুরু থেকেই চালু থাকা দরকারি সুরক্ষা।
- অথেন্টিকেটর অ্যাপ ও ব্যাকআপ কোড দিয়ে দুই ধাপে লগইন করুন। চাইলে সব স্টাফের জন্য এটি বাধ্যতামূলক করতে পারবেন।
- কোন কোন ডিভাইসে লগইন আছে দেখুন এবং প্রয়োজনে সেগুলো থেকে লগআউট করুন। বারবার ভুল লগইন চেষ্টার পর সাময়িকভাবে লগইন বন্ধ হয়ে যায়।
- ফ্রন্ট ডেস্ক, ম্যানেজার, মালিক ও হাউসকিপিং কর্মীদের জন্য আলাদা রোল। অ্যাক্টিভিটি লগে দেখুন কে কখন কী করেছেন।
- অতিথির ব্যক্তিগত তথ্য ডাউনলোড বা মুছে ফেলুন। নির্ধারিত সময় অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য মুছে ফেলার সুবিধা এবং প্রিন্ট করার মতো তথ্য প্রক্রিয়াকরণের রেকর্ডও আছে।
API আর ওয়েবহুক
আপনার ডেভেলপার, ওয়েবসাইট বা পার্টনারের জন্য।
- তথ্য দেখা বা পরিবর্তনের অনুমতিসহ API কী। এগুলো দিয়ে খালি রুম ও ভাড়া, বুকিং, অতিথি, পেমেন্ট ও ক্যালেন্ডারের তথ্য ব্যবহার করা যাবে।
- ডিজিটাল স্বাক্ষরযুক্ত ওয়েবহুক। পাঠানো ব্যর্থ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আবার চেষ্টা করা হয়।
- OpenAPI বিবরণ আর সহজ ভাষায় ডেভেলপার গাইড।
যেকোনো দেশের জন্য
- টাকার হিসাব নির্ভুল রাখতে অঙ্কগুলো মুদ্রার ক্ষুদ্রতম এককে সংরক্ষণ করা হয়, যেমন টাকার ক্ষেত্রে পয়সায়। তাই বিলের যোগফল ঠিক থাকে।
- সত্তরটি দেশের করের প্রিসেট: ভ্যাট, জিএসটি, সার্ভিস চার্জ, সিটি ট্যাক্স, পর্যটন ফি।
- যেকোনো দেশের ফোন নম্বর ব্যবহার করুন। তারিখ ও “আজ” দেখাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের সময় অঞ্চল অনুযায়ী।
- আরবিসহ দশটি ভাষা। আরবি ডান থেকে বাঁয়ে দেখানো হয়।
অনলাইন পেমেন্ট, চ্যানেল ম্যানেজার, API, পোর্টফোলিও ও প্রায়োরিটি সাপোর্ট Pro প্ল্যানে পাওয়া যাবে। বাকি সব সুবিধা প্রতিটি প্ল্যানেই আছে।
৩০ দিন সব সুবিধা চালিয়ে দেখুন
অ্যাকাউন্ট খুলে রুমের তথ্য ও ভাড়া যোগ করুন। আজই প্রথম বুকিং নিতে পারবেন। প্রথম ৩০ দিন সব সুবিধা ফ্রি, কার্ডের তথ্য লাগবে না।